به گزارش روابط عمومی دانشگاه، دکتر محسن توکلی، مدیرکل آموزشی دانشگاه، با اعلام این خبر، اظهار داشت: همزمان با افزایش پیچیدگی و تنوع در قوانین و آیین نامه های آموزشی از یک طرف و بالا رفتن انتظارات برای بهره برداری از توانایی های نرم افزاری رایانه، انتظارات زیادی جهت تسهیل فرآیند آموزشی و رصد آن از طرف دانشجویان، اساتید و کارشناسان آموزشی دانشگاه ها بوجود آمده است و بنابراین همانند سایر نرم‌افزارهای کاربردی، انتظار می رود این سامانه ها همواره ارتقا پیدا نموده و یا با سامانه‌های جدیدتر و کاراتر جایگزین شوند.
وی افزود: بررسی ها نشان می دهد که عمده دانشگاه های معتبر کشور سال هاست، که این مشکل را با بروز کردن و یا ارتقای سامانه‌های خود حل نموده و از آن بهره‌برداری می نمایند، اما در دانشگاه ایلام تاکنون از سامانه آموزشی «سما»، که برای دانشگاه های کوچک و با حجم کاربر محدود مناسب بوده و دارای قابلیت های محدودی است و در بسیاری از موارد توانایی حل مشکلات آموزشی پیشرفته تر را ندارد، استفاده می شده است.
دکتر توکلی، اضافه کرد: از حدود ده سال پیش همواره بحث تغییر این سیستم در دانشگاه ایلام مطرح بوده است، که هر بار بنابر دلیلی این مهم انجام نشده است، تا اینکه در سال گذشته در راستای ارتقای سطح و مدیریت آموزشی دانشگاه، با همراهی و حمایت های همه جانبه ریاست محترم دانشگاه، معاون محترم پشتیبانی و منابع انسانی و معاون محترم آموزشی و تحصیلات تکمیلی و علیرغم محدودیت های شدید مالی در دانشگاه، نرم‌افزار گلستان خریداری گردید.
مدیرکل آموزشی دانشگاه، تأکید کرد: این نرم افزار در حال حاضر بعنوان جامع ترین نرم‌افزار، در اکثر دانشگاه های معتبر کشور مورد استفاده قرار می گیرد و با پشتیبانی یک تیم تخصصی، بصورت پیوسته در حال بروز رسانی است.
دکتر توکلی، درباره راه اندازی این سیستم در دانشگاه، گفت: در دانشگاه ایلام نیز کارشناسان واحد رایانه اداره کل آموزش با همکاری واحد IT دانشگاه، تلاش های فراوانی را برای ایجاد سرور اختصاصی، انتقال داده‌های آموزشی از نرم‌افزار قدیمی به جدید و نصب نرم افزار بر روی سایت دانشگاه انجام دادند و در حال حاضر این نرم افزار قابل استفاده توسط افراد در سطوح مختلف می باشد.
مدیرکل آموزشی دانشگاه، افزود: با توجه به اینکه تغییر و یا ارتقای نرم‌افزار در هر سیستمی همواره چالش های خاص خود را به همراه دارد، کارشناسان شرکت طراح نرم افزار و اداره کل آموزش بر اساس برنامه، در حال آموزش نرم افزار برای استفاده کنندگان در سطوح مختلف می باشند، که خوشبختانه با توجه به آشنایی اکثر استفاده کنندگان با قوانین آموزشی و پایه کامپیوتر، انتظار می‌رود در سریعترین زمان این کار به نتیجه برسد و همه بتوانند به نحو مناسبی از آن استفاده نمایند، علاوه بر آن راهنمای استفاده از نرم افزار بصورت اختصاصی برای اساتید، دانشجویان و کارشناسان آموزش در صفحه لینک نرم افزار قرار داده شده است.
دکتر توکلی، اضافه کرد: با توجه به جامع بودن نرم افزار، افراد در سطوح مختلف و بر حسب جایگاه تعریف شده برای استفاده کنندگان، امکان استفاده از آن را دارند و با تمرکز زدایی که در طراحی آن بعمل آمده است، امکان صرفه جویی زمانی و مالی فراوانی در آن پیش بینی شده است، بعنوان مثال با توجه به قابلیت های فراوان نرم‌افزار انتظار می رود تمامی فرآیندهای آموزشی که تاکنون بصورت دستی و با صرف وقت و هزینه‌ی فراوانی انجام می شده است، بصورت سیستمی توسط کاربران انجام شده و منجر به کاهش خطای کاربری در امور آموزشی شود.
مدیرکل آموزشی دانشگاه، درباره تفاوت های این نرم افزار با نرم افزاز سما، بیان داشت: مدیریت سیستمی نرم افزار سما بصورت اینترانت داخل دانشگاه بوده و مدیران سیستم برای هرگونه تغییر بایستی به دانشگاه مراجعه می کردند، اما سامانه گلستان تحت وب بوده و در هر جایی امکان مدیریت وجود دارد. در نرم افزار سما برای هر کاربر کد کاربری و رمزی تعریف شده بود، که افراد در هنگام تغییر و یا فراموشی آن مشکلات زیادی داشتند، اما در نرم افزار گلستان با همکاری واحد IT دانشگاه از سامانه یکتا استفاده می شود، که دسترسی به آن از طریق مراجعه به سامانه یکتای دانشگاه (UID) در هر لحظه و از طریق پیامک امکان پذیر است. همچنین تمام فرآیندهای زمانبر همانند حذف اضطراری، معرفی به استاد، درج نمره پایان نامه، غیبت 16/3، چک نمودن واحدهای گذرانده و فراغت از تحصیلی و ...، که تاکنون نیاز بود دانشجو و یا اساتید با تکمیل فرم ها و گرفتن امضاها از واحدهای مختلف انجام دهد بصورت سیستمی قابل انجام است.
وی افزود: تاکنون فرایند ثبت پروپوزال و پایان نامه دانشجویان و سایر امور مربوط به دانشجویان تحصیلات تکمیلی بصورت دستی انجام می شده است، که در سامانه گلستان امکانات برای انجام آنها بصورت سیستمی فراهم شده و کاربران می توانند تمامی امور را بصورت سیستمی انجام دهند و بر اساس نظر کارشناسان سامانه، در آینده نزدیک ارتباط دانشگاه‌های مجهز به این نرم افزار، سیستمی بوده و دانشگاهها برای ارتباطات آموزشی خود مانند تأییدیه تحصیلی از این نرم افزار استفاده خواهند نمود، که خود باعث صرفه جویی در زمان و هزینه خواهد شد.
دکتر توکلی، تأکید کرد: یادآور می گردد که تغییر و یا ارتقای هر نرم‌افزاری ممکن است منجر به بی‌نظمی‌های محدودی گردد، که معمولاً در یک بازه زمانی کوتاه و با آشنایی بیشتر، قابل حل بوده و نکات مثبت نرم افزار جدید خود را نشان خواهد داد. لذا در اینجا ضمن تشکر از همه کسانی که در مراحل مختلف و به شکلهای متفاوت در انجام این تغییر اداره کل آموزش را یاری نموده اند، از عزیزان بابت برخی بی نظمی ها و تأخیرهای بوجود آمده عذرخواهی نموده و خواهشمندیم با آرامش و سعه صدر ضمن استفاده از راهنمای آموزش نرم‌افزار، با همراهی کارشناسان واحد رایانه، مقدمات استفاده بهینه از آن فراهم گردد.
